Teamwork 2.0 - agiles Projektmanagement
Warum agiles Projektmanagement wertvolle Zeit spart und Fehlerquellen minimiert
Schneller,
produktiver und flexibler –in diesem Artikel bekommst du den ultimativen
Crashkurs zur integrierten Arbeitsweise durch agiles Projektmanagement.
Begeben wir uns einmal auf eine kleine
Zeitreise zurück zum klassischen Projektmanagement: Deine Augen strahlen, denn
du hast eine geniale Idee. Mit deinem komplexen Ziel vor Augen engagierst du
einen Projektmanager, der viel Zeit in die Planung investiert.
Die einzelnen Phasen werden definiert.
Anforderungen festgelegt. Und all das wird in ewig langen Meetings oder
komplexen Dokumenten kommuniziert.
Das frisst Zeit. Und trotzdem stiefelt der
Projektmanager gestresst durch das Büro und tippt auf seine Armbanduhr, während
er die Teammitglieder anleitet, schneller zu machen.
Ergebnisse werden erst am Ende diskutiert. Und
entsprechen die nicht deinen Vorstellungen, geht das Ganze von vorne los. Bis
auffällt, dass das Projekt viel zu komplex ist, um es von Beginn an
vollständig planen zu können. Du hattest dabei nicht wirklich viel mitzureden.
Fest steht: Klassisches Projektmanagement ist
out. Heute wird agil gearbeitet. Ein integriertes Team voller Experten managt
sich selbst und bewertet regelmäßig alle Ergebnisse. Stimmt irgendetwas nicht,
wird der Prozess angepasst. Natürlich immer in Absprache mit dir als
Stakeholder.
Doch geht es um Begrifflichkeiten, wie Scrum
oder Kanban, schaltet der Laie ab und widmet sich doch wieder dem Altbewährten.
Wir wollen dir jedoch eines klarmachen: agiles
Projektmanagement lohnt sich, denn du sparst wertvolle Zeit und minimierst
Fehlerquellen. Außerdem brauchst du keine speziellen Vorkenntnisse. Alles, was
du lernen musst, sind Rollenverteilung und Prinzipien der integrierten
Arbeitsweise. Und da wäre da noch der Fachjargon, mit dem du bald auch ehrfürchtig
prahlen kannst, wenn dir Begriffe wie „Backlog“ oder „Sprint“ ganz leicht über
die Lippen gehen.
Schneller,
produktiver und flexibler –in diesem Artikel bekommst du den ultimativen
Crashkurs zur integrierten Arbeitsweise.
Begrifflichkeiten schnell erklärt: Scrum und Kanban
Ja, du hast recht. Die Begriffe aus dem agilen
Projektmanagement sind anfangs verwirrend.
Was bedeutet denn eigentlich agil? Agilität
bezeichnet eine Menge an Methoden, mit denen man proaktiv und flexibel auf
unvorhergesehene Entwicklungen reagieren kann. So folgen diese Konzepte meist
keinem festen Plan, sondern werden den aktuellen Gegebenheiten angepasst.
Das Team agiert dabei aus eigenem Antrieb und
der Stakeholder wird im gesamten Prozess mit einbezogen.
Zwei der bekanntesten agilen Prozesse sind
Scrum und Kanban, die wir dir hier einmal näher vorstellen.
Scrum
In einem Scrum-Projekt gibt es eine vorher
festgelegte Rollenverteilung: das Entwicklungsteam, den Scrum Master sowie den
Product Owner. Alle strategischen Aufgaben und Ziele werden nach Prioritäten
vom Product Owner in einem Backlog festgehalten, können aber ständig angepasst
werden.
Das Projekt besteht aus einzelnen Sprints, in
denen das Team Aufgaben aus dem Backlog bearbeitet. Um Ergebnisse zu
diskutieren, trifft sich das Team in kurzen täglichen Meetings, den Dailys und
präsentiert Zwischenergebnisse. Auch jeder Sprint wird mit einer Retrospektive
abgeschlossen, die den nächsten Sprint optimieren soll. Der Scrum Master
kümmert sich im gesamten Prozess um Training, Information und Support des
Teams.
Dabei folgt Scrum der Idee von Iteration – der
stetigen Verbesserung und Anpassung. Auch dem Klienten werden immer wieder
Teile des Produktes vorgestellt, um mit jeder Runde mehr auf dessen Ansprüche
einzugehen und ihm schließlich ein Minimum Viable Product (MVP) vorzuzeigen. Dieser
hält nämlich lieber etwas Greifbares in den Händen und kann mit einer komplexen
Dokumentation nicht viel anfangen. So wird keine Zeit verschwendet, die Arbeit
effektiviert und Missverständnisse sofort aus dem Weg geräumt.
Kanban
Im Fokus der integrierten Arbeitsweise Kanban
steht das Kanban Board. Dieses enthält meist drei Spalten und visualisiert alle
Aufgaben in die Kategorien To Do, In Progress und Done.
Das Kanban Modell ist jedoch flexibel und es
gibt keine festgelegte Zeitspanne. Hat ein Teammitglied wieder freie
Ressourcen, holt es sich selbst eine neue Aufgabe vom Kanban Board. So behält
jeder den Blick auf das große Ganze.
Das agile Manifest
Die agile Arbeitsweise hat ihren Ursprung in der Softwareentwicklung. Seit 2001 existiert sogar ein agiles Manifest, in dem 12 Prinzipien dieser Methode ins Leben gerufen worden. Diese sind jedoch nicht mehr nur IT-Gebiet, sondern längst branchenübergreifend anwendbar.
Was diese beinhalten?
- Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
- Zufriedenstellende Ergebnisse sind wichtiger als komplexe Dokumentation
- Zusammenarbeit mit Kunden ist wichtiger als
- Reaktionen auf Veränderungen sind wichtiger als das Folgen eines starren Plans
Tools
Um durch agile Prozesse Zeit zu sparen und effektiver zu arbeiten, spielen auch die verwendeten Tools eine wichtige Rolle. Ob digitale Visualisierung, schnelle Kommunikation oder selbstständige Organisation - um den Workflow zu optimieren, braucht ihr Tools, mit denen das ganze Team gern und effizient arbeiten kann.
Hier ein paar Beispiele:
- Slack: Chat-Tool zur unkomplizierten Kommunikation im Team
- Doodle: Werkzeug zur gemeinsamen Terminplanung
- Microsoft Teams: Chat-Tool für Gruppen
- Asana: digitale Verwaltung von Projekten
- lTrello: Organisation von To-Dos über Boards
- MindMeister: Brainstorming mit Hilfe virtueller Mindmaps
- Toogl: Zeitmanagement-Tool
- Clickup: Koordination von ortsunabhängigen Teammitgliedern
- Google Drive: Filehosting-Dienst zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten
- ScrumDo: visuelles Scrum Board
- Factro: visuelles Kanban Board
Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Collaboration Tools, die auf Teamwork, interne Kommunikation und integrative Projekte ausgerichtet sind. So steht einer strukturierten Zusammenarbeit nichts im Wege – sogar, wenn ihr auf der ganzen Welt verteilt arbeitet.
Fazit: Bye-Bye Projektmanager, Hi Scrum Master
Agiles Projektmanagement muss man leben. Eine
eigene Sprache. Eigene Tools. Und ein Team, was an einem Strang zieht, doch
dabei nie die Wünsche des Kunden aus den Augen verliert.
So trägt jedes Teammitglied eine hohe
Eigenverantwortung und die Entscheidungswege sind kurz. Leistungen sind oft von
individuellen Stärken abhängig. Integratives Arbeiten setzt also voraus, dass
alle Teammitglieder Experten in ihrem Gebiet sind und sich bereit für
transparente Kommunikation machen.
Damit jeder sein Potenzial voll nutzen kann,
solltet ihr eine dynamische Umgebung schaffen. Doch auch das Projekt sollte es
zulassen, agil bearbeitet zu werden.
Bist du nicht sicher, ob dein Projekt ready
for Agilität ist? Dann kontaktiere uns und wir starten gemeinsam ein Projekt,
das definitiv in die neue Arbeitswelt passt. Und jetzt heißt es nur noch:
Bye-Bye Projektmanager, Hi Scrum Master.
