Teamwork 2.0 – agiles Projektmanagement

Warum agiles Projektmanagement wertvolle Zeit spart und Fehlerquellen minimiert

Schneller, produktiver und flexibler –in diesem Artikel bekommst du den ultimativen Crashkurs zur integrierten Arbeitsweise durch agiles Projektmanagement.

Begeben wir uns einmal auf eine kleine Zeitreise zurück zum klassischen Projektmanagement: Deine Augen strahlen, denn du hast eine geniale Idee. Mit deinem komplexen Ziel vor Augen engagierst du einen Projektmanager, der viel Zeit in die Planung investiert.

Die einzelnen Phasen werden definiert. Anforderungen festgelegt. Und all das wird in ewig langen Meetings oder komplexen Dokumenten kommuniziert.

Das frisst Zeit. Und trotzdem stiefelt der Projektmanager gestresst durch das Büro und tippt auf seine Armbanduhr, während er die Teammitglieder anleitet, schneller zu machen.

Ergebnisse werden erst am Ende diskutiert. Und entsprechen die nicht deinen Vorstellungen, geht das Ganze von vorne los. Bis auffällt, dass das Projekt viel zu komplex ist, um es von Beginn an vollständig planen zu können. Du hattest dabei nicht wirklich viel mitzureden.

Fest steht: Klassisches Projektmanagement ist out. Heute wird agil gearbeitet. Ein integriertes Team voller Experten managt sich selbst und bewertet regelmäßig alle Ergebnisse. Stimmt irgendetwas nicht, wird der Prozess angepasst. Natürlich immer in Absprache mit dir als Stakeholder.

Doch geht es um Begrifflichkeiten, wie Scrum oder Kanban, schaltet der Laie ab und widmet sich doch wieder dem Altbewährten.

Wir wollen dir jedoch eines klarmachen: agiles Projektmanagement lohnt sich, denn du sparst wertvolle Zeit und minimierst Fehlerquellen. Außerdem brauchst du keine speziellen Vorkenntnisse. Alles, was du lernen musst, sind Rollenverteilung und Prinzipien der integrierten Arbeitsweise. Und da wäre da noch der Fachjargon, mit dem du bald auch ehrfürchtig prahlen kannst, wenn dir Begriffe wie „Backlog“ oder „Sprint“ ganz leicht über die Lippen gehen.

Schneller, produktiver und flexibler –in diesem Artikel bekommst du den ultimativen Crashkurs zur integrierten Arbeitsweise.

Begrifflichkeiten schnell erklärt: Scrum und Kanban

Ja, du hast recht. Die Begriffe aus dem agilen Projektmanagement sind anfangs verwirrend.

Was bedeutet denn eigentlich agil? Agilität bezeichnet eine Menge an Methoden, mit denen man proaktiv und flexibel auf unvorhergesehene Entwicklungen reagieren kann. So folgen diese Konzepte meist keinem festen Plan, sondern werden den aktuellen Gegebenheiten angepasst. Das Team agiert dabei aus eigenem Antrieb und der Stakeholder wird im gesamten Prozess mit einbezogen.

Zwei der bekanntesten agilen Prozesse sind Scrum und Kanban, die wir dir hier einmal näher vorstellen.

Scrum

In einem Scrum-Projekt gibt es eine vorher festgelegte Rollenverteilung: das Entwicklungsteam, den Scrum Master sowie den Product Owner. Alle strategischen Aufgaben und Ziele werden nach Prioritäten vom Product Owner in einem Backlog festgehalten, können aber ständig angepasst werden.

Das Projekt besteht aus einzelnen Sprints, in denen das Team Aufgaben aus dem Backlog bearbeitet. Um Ergebnisse zu diskutieren, trifft sich das Team in kurzen täglichen Meetings, den Dailys und präsentiert Zwischenergebnisse. Auch jeder Sprint wird mit einer Retrospektive abgeschlossen, die den nächsten Sprint optimieren soll. Der Scrum Master kümmert sich im gesamten Prozess um Training, Information und Support des Teams.

Dabei folgt Scrum der Idee von Iteration – der stetigen Verbesserung und Anpassung. Auch dem Klienten werden immer wieder Teile des Produktes vorgestellt, um mit jeder Runde mehr auf dessen Ansprüche einzugehen und ihm schließlich ein Minimum Viable Product (MVP) vorzuzeigen. Dieser hält nämlich lieber etwas Greifbares in den Händen und kann mit einer komplexen Dokumentation nicht viel anfangen. So wird keine Zeit verschwendet, die Arbeit effektiviert und Missverständnisse sofort aus dem Weg geräumt.

Kanban

Im Fokus der integrierten Arbeitsweise Kanban steht das Kanban Board. Dieses enthält meist drei Spalten und visualisiert alle Aufgaben in die Kategorien To Do, In Progress und Done.

Das Kanban Modell ist jedoch flexibel und es gibt keine festgelegte Zeitspanne. Hat ein Teammitglied wieder freie Ressourcen, holt es sich selbst eine neue Aufgabe vom Kanban Board. So behält jeder den Blick auf das große Ganze.

Das agile Manifest

Die agile Arbeitsweise hat ihren Ursprung in der Softwareentwicklung. Seit 2001 existiert sogar ein agiles Manifest, in dem 12 Prinzipien dieser Methode ins Leben gerufen worden. Diese sind jedoch nicht mehr nur IT-Gebiet, sondern längst branchenübergreifend anwendbar.

Was diese beinhalten?

Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
Zufriedenstellende Ergebnisse sind wichtiger als komplexe Dokumentation
Zusammenarbeit mit Kunden ist wichtiger als
Reaktionen auf Veränderungen sind wichtiger als das Folgen eines starren Plans

Tools

Um durch agile Prozesse Zeit zu sparen und effektiver zu arbeiten, spielen auch die verwendeten Tools eine wichtige Rolle. Ob digitale Visualisierung, schnelle Kommunikation oder selbstständige Organisation - um den Workflow zu optimieren, braucht ihr Tools, mit denen das ganze Team gern und effizient arbeiten kann.

Hier ein paar Beispiele:

Slack: Chat-Tool zur unkomplizierten Kommunikation im Team
Doodle: Werkzeug zur gemeinsamen Terminplanung
Microsoft Teams: Chat-Tool für Gruppen
Asana: digitale Verwaltung von Projekten
lTrello: Organisation von To-Dos über Boards
MindMeister: Brainstorming mit Hilfe virtueller Mindmaps
Toogl: Zeitmanagement-Tool
Clickup: Koordination von ortsunabhängigen Teammitgliedern
Google Drive: Filehosting-Dienst zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten
ScrumDo: visuelles Scrum Board
Factro: visuelles Kanban Board

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Collaboration Tools, die auf Teamwork, interne Kommunikation und integrative Projekte ausgerichtet sind. So steht einer strukturierten Zusammenarbeit nichts im Wege – sogar, wenn ihr auf der ganzen Welt verteilt arbeitet.

Fazit: Bye-Bye Projektmanager, Hi Scrum Master

Agiles Projektmanagement muss man leben. Eine eigene Sprache. Eigene Tools. Und ein Team, was an einem Strang zieht, doch dabei nie die Wünsche des Kunden aus den Augen verliert.

So trägt jedes Teammitglied eine hohe Eigenverantwortung und die Entscheidungswege sind kurz. Leistungen sind oft von individuellen Stärken abhängig. Integratives Arbeiten setzt also voraus, dass alle Teammitglieder Experten in ihrem Gebiet sind und sich bereit für transparente Kommunikation machen.

Damit jeder sein Potenzial voll nutzen kann, solltet ihr eine dynamische Umgebung schaffen. Doch auch das Projekt sollte es zulassen, agil bearbeitet zu werden.

Bist du nicht sicher, ob dein Projekt ready for Agilität ist? Dann kontaktiere uns und wir starten gemeinsam ein Projekt, das definitiv in die neue Arbeitswelt passt. Und jetzt heißt es nur noch: Bye-Bye Projektmanager, Hi Scrum Master.

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